Eduardo Escobar Giraldo, Tesorero de la Asociación Iberoamericana de Gestión de Riesgos y Seguros (AIGRYS) Consultor G.R.C.

Las buenas prácticas y gestión en el cuidado que exige la investigación, considerando las técnicas de auditoría forense, reiteran la prudencia en manejo reservado de información, precisa la forma de uso de fuentes de donde se pueden obtener indicios y evidencias susceptibles a convertirse en prueba.

  • Consecuente con lo anterior, se procede con la fase de recopilación de información válida, de tal forma que permita la detección de casos en los cuales se compruebe desviación de patrones de normalidad o que por su característica llegue a determinar el hallazgo de la irregularidad o fraude.

    Las técnicas de auditoría forense son similares a las de investigación judicial, resaltamos dos propósitos fundamentales: la recolección de documentos y la entrevista; este procedimiento permite convertir en evidencias testimoniales los hechos de pruebas reales (se hace énfasis en la preservación de la cadena de custodia para su conservación válida como prueba de la evidencia o testimonio).

    El resultado del análisis de la información y evidencias conducen a la acertada toma de decisiones administrativas y judiciales, documentados en el informe escrito, basados en elementos o material probatorio útil permitiendo el soporte de la evidencia probatoria de la investigación.

    2. Esquema de la investigación forense

    En términos de investigación contable, la relación con lo forense se hace estrecha cuando hablamos de auditoría forense encaminada a aportar pruebas y evidencias de tipo penal, se define auditoria forense especializada en descubrir, consistente en detectar y divulgar fraudes o delitos, en desarrollo de funciones público/privadas, entre otros: conflictos de interés, desfalco o falsificación de estados financieros, comisiones o coimas clandestinas, actuaciones fraudulentas, conspiración en malversación o desviación de fondos, prevaricato, peculado, soborno, extorsión, lavado de activos o financiación del terrorismo.

    3. Elementos de investigación, pasos para construcción de evidencias

    4. La Evidencia

    Para construir la evidencia se requiere que sea convincente, es decir con calidad en relación a su relevancia, confiabilidad y suficiente en términos de eficacia, teniendo en cuenta factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia; es importante iniciar con el análisis de la aserción constituida con información fiable, consistente, material, productiva y generadora de valor agregado; mediante la consecución de datos y hechos que permiten establecer la prueba.

    La evidencia se considera suficiente y competente cunado cumple características como: relevante, auténtica, neutral y verificable

    5. Construcción de evidencias

    Para construir evidencia suficiente y adecuada se requiere diseñar y aplicar procedimientos de auditoría adecuados considerando las circunstancias del caso específico, para tal finalidad la orientación del trabajo debe obedecer al plan de investigación.

    6. Plan de investigación

    Se requiere obtener conocimiento mediante adopción de estrategias y directrices para recaudar información con que se cuente, para determinar posibles hechos involucrados en el fraude o actuaciones relacionadas con desviación de recursos.

    Lo anterior, exige un cambio en pensamiento por parte del investigador, acompañado por un grupo de profesionales competentes y comprometidos con principios y valores, comportamiento ético/moral para lograr efectividad y calidad en el desarrollo de la investigación.

    6.1. Recolección de información para construir evidencias

    En el curso de la investigación de naturaleza acumulativa, se recopila información relevante de diferentes fuentes, auditorías anteriores y otros elementos que permiten respaldar el informe basado en opinión objetiva debidamente sustentada.

    6.2. Valoración de evidencias Pertinencia, veracidad y pureza de la evidencia

    7. Rol del auditor en identificación de evidencias

    El rol del auditor requiere el establecimiento del plan de trabajo coordinado, en particular debe cubrir los aspectos establecidos en la normatividad vigente.

    Es necesario que la auditoría desarrolle procesos especializados de gestión del enfoque basado en riesgos, en particular sobre lo adecuado del diseño; dando cubrimiento a la implementación de elementos y componentes indicativos de gestión.

    7.1. Aspectos relacionados con la gestión del auditor

    La auditoría forense constituye herramienta aportante de indicios y evidencias, que se convierten en elementos materiales probatorios para incriminar organizaciones delincuenciales, participantes o cooparticipante en conductas delictivas, soportados en el resultado de pruebas específicas; apropiadas al modelo diseñado y enfoque de la investigación.

    Entre otras respuestas, se debe considerar la efectividad de mecanismos e instrumentos de control, confiabilidad propia en consideración a la magnitud de riesgos potenciales

    8. Análisis de la información recolectada

    El análisis de la información que se llegue a recopilar es fundamental para el proceso de investigación o concluir con el informe del resultado del hecho o caso producto de los indicios e información preliminar.

    8.1. Análisis forense de documentos

    Conceptos relacionados con auditoría forense en su esencia fundamental tienen que ver con:

    Fraude, acto intencional que distorsiona las reales cifras de los estados financieros mediante manipulación, falsificación o alteración de documentos o registros contables.

    Corrupción, cometidos por personas que transgreden las normas afectando a la sociedad en general, al desviar recursos destinados al progreso o atención social de las personas más necesitadas.

    Existen varios métodos de analizar documentos en la auditoría forense en tal caso se debe tener en cuenta la documentación recopilada, partiendo de la premisa de fuente fidedigna:

    • Confiabilidad de aseveraciones sobre lo sucedido, categorías y subcategorías para evaluar la evidencia, tomando como punto de partida elementos retóricos o pragmáticos.
    • Comparar los documentos escritos para confrontar contextos en detección de documentos: modificados, alterados, textos insertados entre párrafos borrones o tachones y analizar posibles elementos semánticos utilizados y determinar trazabilidad de movimientos, con el fin de analizar anomalías.
    • Se debe cotejar firmas para detectar falsificaciones, de documentos escritos relevantes o que sean representativos.

    9. Objetivos de la auditoría forense

    La principal finalidad consiste en una planeación adecuada que proporcione aseguramiento (plan de evaluación) respecto a la capacidad para disuadir, prevenir (o frenar), detectar, evitar y reaccionar ante posibles fraudes financieros; mediante consultoría para implementar: desarrollo de programa metodológico para determinar controles antifraude, esquemas de alerta temprana de irregularidades y sistemas de administración de denuncias que constituyan elementos de material probatorio.

    Enfoque proactivo por cuanto implica toma de decisiones y acciones inmediatas para evitar fraudes futuros.

     

    10. Metodología del proceso investigativo

    Recopilar información relevante posible de lograr: debe ser clara, concreta mesurable y verificable; trascendiendo en competencias mediante habilidades, destrezas e idoneidad por parte de miembros del equipo y con los recursos técnicos disponibles.

    A partir del análisis y ejecución del trabajo se debe planear investigación con preguntas clave, para obtener datos e identificar posibles vacíos, llegando así a hipótesis más probable e indicio.

    11. Planeación

    La investigación debe conducirse y administrarse con efectividad, utilizando técnicas adecuadas, recurso humano debe asumir rol con responsabilidad, adoptando valores individuales: liderazgo, calidad, efectividad, sentido de pertenencia, cohesión, confianza en sí mismo, respeto, honestidad, lealtad, autocrítica, humildad e inteligencia emocional

    Se requiere capacitar integralmente, especialmente en adiestramiento ético profesional y supervisión.

    12. Proceso de la planeación

    Se requiere adoptar estrategias y directrices para conocer información que pueda recaudarse, para determinar posibles involucrados en el fraude o actuaciones relacionadas con desviación de recursos.

    Lo anterior, exige un cambio en pensamiento por parte del investigador, acompañado por un grupo de profesionales competentes y comprometidos con principios y valores, comportamiento ético/moral para lograr efectividad y calidad en el desarrollo de la investigación.

    13. Programa metodológico Definición

    Constituye herramienta de planeación, dirección y control de la investigación, elaborado con objetivos claros, concretos, verificables y posibles de lograr, por el investigador y técnicos que apoyan desarrollo de tareas, que conlleven a resolver interrogantes y establecer verdad del caso.

    14. Características

    Permite planificar la investigación y establecer cronograma en la ejecución de actividades, utilizando métodos y técnicas cognoscitivas conducentes a demostrar la realidad del caso mediante el logro de objetivos específicos.

    Para alcanzar el éxito investigativo se requiere priorizar las pruebas a realizar, optimizando los recursos con que se cuenta y asignando los roles que le corresponde a integrantes del grupo investigativo.

    15. Administrativo fáctico

    Elemento probatorio relacionado con formulación de hipótesis, es primordial para el desarrollo del diagnóstico e implica desplegar el trabajo metódicamente, identificando personas involucradas, hechos y causas que orienten la investigación, conducente a la obtención de evidencias en relación a circunstancias y establecimiento de porqué se producen.

    16. Jurídico

    Es el elemento probatorio que considera escenarios, en la medida de las circunstancias, hechos encuadrados jurídicamente en torno a la conducta delictiva que coadyuve al informe ejecutivo y a formular el indicio, punto de partida en la construcción de pruebas y posterior proceso de judicialización.

    En el procedimiento de análisis y calificación de hallazgos, es importante recolectar datos relacionados con información financiera y aspectos que generan irregularidad, con la prudencia requerida en estos cas

    17. Investigación cualitativa – Aseguramiento de escenario

    La investigación debe asegurar el escenario, en concordancia con la realidad y múltiples perspectivas inductivas, en comprensión del caso y objetivos del investigador; principal característica de esta técnica.

    Para concebir la idea manifiesta, atendiendo la diversidad y particularidad de las interacciones del caso, dando una mirada holística y comprensión global que determine la conducta particular con diferentes variables participativas sensibles al contexto investigativo.

    El investigador debe actuar rápidamente y respetar la estructura y entorno del escenario.

    El proceso de evaluación en relación con el cumplimiento normativo requiere validar la evolución del sistema de control interno y la gestión del riesgo, empleando pruebas de solidez y ejecución de actividades relacionadas con el caso.

    La cobertura de la auditoría debe incorporar madurez, mediante adecuado funcionamiento, en la adopción de políticas y aplicabilidad del procedimiento requerido y definido con la alta dirección, el nivel de sensibilidad, el ambiente de control y nuevas medidas para el tratamiento de hallazgos y potenciales riesgos que impacten los objetivos institucionales.

    17.1. Obtener indicios, evidencias y pruebas

    Es elemento importante al inicio de investigación del caso, se tienen elementos generales a considerar en la investigación, posteriormente se requiere determinar hechos, presuntos autores y participación de posibles responsables, circunstancias que rodean el caso para establecer indicios, que posteriormente se convierten en evidencias motivadas por causas que determinan la consecuencia y el efecto jurídico.

     

    Cadena de custodia, instrumento de garantía en la investigación

    17.2. Testimonio de testigos y experto

    El testimonio es considerado como la declaración que permite valorar adecuadamente la fuente y contribuye al esclarecimiento del caso, requiere relevante realización exhaustiva de indagación, considerando existencia de requisitos intrínsecos a los hechos, la validez, la eficacia y el efectivo relato.

    El testigo o experto requiere de ecuanimidad del perceptor presencial y ocular, encaminado al esclarecimiento de aspectos específicos materia de la investigación, con el propósito de lograr la verdad del acontecimiento.

     

    18. El rumor

    El rumor es otra fuente de información, que requiere ser comprobada, demanda complementarse con técnicas de indagación para establecer una base sólida del posible hecho.

    Se recomienda tener en cuenta el rumor como un elemento adicional para hacer seguimiento de señales o circunstancias que coadyuvan al investigador a llenarse de razones que contribuyen a la investigación.

    https://es.slideshare.net/MarianaMinervini/clase-fuentes-de-informacin

    19. Valoración de la efectividad de los controles como prueba de la investigación

    Validar los controles para determinar la efectividad de medidas de control utilizadas, sugerir los métodos, estrategias o técnicas y mejorar la efectividad y determinación de los registros a tener en cuenta como prueba del suceso.

    Informar el resultado de pruebas realizadas al sistema de control interno e indicadores financieros y contar con programas de evaluación efectivos, permite dejar constancia detallada de las revisiones efectuadas.

     

    20. Entrevista e interrogatorios

    Debemos analizar el objetivo que buscamos con la entrevista para recolectar información dirigida a un propósito específico de comprender hechos que se investigan, consistente con la técnica investigativa basada en preguntas dirigidas a personas que conocen y aportan información válida de antecedentes sobre el caso específico.

    Técnica que permite que el testigo revele conocimiento: cuando, como y donde ocurrió el hecho, induciendo las preguntas a obtener explicación relacionada con el evento; el testimonio rendido debe conducir voluntariamente al buen resultado de la investigación.

    A diferencia de la entrevista, el interrogatorio es una confesión de los hechos de una forma descriptiva.

     

    21. El Compromiso

    En desarrollo de buenas prácticas de auditoría forense es recomendable el análisis del Lavado de activos, por cuanto este puede estar incurso en la investigación, por cuanto este flagelo permea todos los sectores de la economía, y en algunos casos los Auditores (internos, externos/comisarios) pueden verse involucrados en procesos investigativos si no actúan con la debida diligencia.

    En consecuencia, los responsables de las áreas del proceso e investigadores están obligados a verificar el cumplimiento estricto de la normatividad sobre particular e informar oportunamente a directores y la administración, sobre la existencia de inobservancias, deficiencias, irregularidades y hallazgos.

    El lavado de activos y financiación del terrorismo, en particular es delito difícil de comprobar, el principal problema es establecer la relación de bienes o activos, la conexión con los actores, en relación de los delitos subyacentes.

    Prácticas contables inapropiadas, bancarrotas, maquillaje contable, balances distorsionados, desviación de recursos, duplicidad de registros contables, estados financieros engañosos o impropios, asociación o concurso para delinquir mediante el ocultamiento de deudas o sobornos, para contratación indebida, uso de información privilegiada y compensaciones o pagos exagerados a ejecutivos; son algunas de las conductas o fuentes que tipifican actividades delictivas.

    Es decir, el concepto forense hace sentido al vincular aspectos legales con registros y pruebas contables relacionadas con estas actividades.

    En la gestión de riesgos clasificados como “claves”, se recomienda considerarlos en la integridad de la investigación, por cuanto las actividades relevantes permiten determinar la efectividad y estatus de los controles que fortalecen las pruebas relacionadas con la investigación.

     

    22. Informe de auditoría forense

    Reportes internos y externos deben ser resultado de recopilación de información y documentación necesaria para la toma de decisiones acertadas, respecto a casos o posibles hechos delictivos que requieren seguir la cadena de custodia.

    El informe debe contener, de manera escrita, clara y precisa, el motivo por el cual se halle la relación detallada de las evaluaciones practicadas, los resultados obtenidos y conclusiones que se formulen respecto del evento analizado, conforme a principios o reglas de ciencia o arte.

    Esta última fase tiene por finalidad asegurar resultados de investigación forense sea considerada según fuere pertinente y evitar que quede en el olvido o impune, otorgando beneficio a perpetradores del delito.

    Consulte el Documento de análisis completo así como las figras y gráficos aquí